Paperless office

rdf:langString Oficina sin papel

rdf:langString Dematerialización

rdf:langString La desmaterialización, digitalización, virtualización u oficina sin papel se refiere, en relación a una empresa, organización, institución cualquiera, al reemplazo de los (generalmente papel, fichas o microfilmes) por ficheros informáticos y ordenadores. Este reemplazo naturalmente puede tener distintos grados de avance, llegando incluso a lo que da en llamarse « organización sin papeles », « escritorio sin papeles », « digitalización total » o « cero soporte papel », cuando se logra una substitución completa. Naturalmente, este cambio en el tipo de soporte de información, en cierta medida también abarca a los hogares. Ella tiene por principal objetivo acrecentar la eficiencia de los procesos y de los servicios, permitiendo una gestión enteramente electrónica de datos y de documentos de todo tipo, tanto de aquellos que se producen internamente en la propia organización o estructura institucional considerada, como de aquellos que emanan de otros lugares (administraciones públicas, clientes, proveedores, etc.). Véase que en forma externa puede llegar a la organización o estructura institucional, tanto información ya establecida en formato digital, como establecida en soporte papel, y entonces, en el primer caso se podrá continuar con el procesamiento electrónico en la medida que exista compatibilidad, mientras que en el segundo caso se requerirá una previa transcripción o conversión a formato digital. Cuando se intenta llevar a cabo en organizaciones e instituciones con mucha información en soportes no digitales, será necesario asegurar la operativa con mucho cuidado, en lo posible asentando los nuevos datos ya directamente en soporte digital, y planteando una estrategia de conversión sistemática de las informaciones históricas, desde los soportes analógicos existentes (papel, film, microfilm) a soportes digitales. La desmaterialización como consecuencia y expansión de la , naturalmente plantea ventajas e inconvenientes.

rdf:langString También llamado Dematerialización o digitalización. Una oficina tradicional consiste en un sistema compuesto de infinidad de tipos contenedores donde almacenar los documentos como carpetas, cajas, fuelles y muchos otros, todos ellos requiriendo grandes cantidades de espacio y sujetos a la degradación. Las empresas se ven obligadas a mantener estos documentos en buen estado de conservación por largos periodos de tiempo incurriendo en gastos bastante significativos en equipos y mantenimiento dependiendo de su tamaño y volumen de negocio. Como contrapartida, la oficina sin papel representa un modelo más moderno que puede consistir solamente en una mesa, una silla y un ordenador conectado a la red corporativa. Los usuarios almacenan, recuperan y utilizan solamente documentación digital que se almacena localmente o se envía a través de la red corporativa o de Internet.